Do sự khác nhau về chức năng và mụch đích của công cụ truy tìm. cơ chế hoạt động của các công cụ tìm kiếm có thể khác nhau ít nhiều. Tuy nhiên, nguyên tắc chung vẫn là:

• Công cụ tìm kiếm sẽ dựa trên một cơ sở dữ liệu.
• Cơ sở dữ liệu này được thiết lập từ tất cả các từ có mặt trong các tệp hay các bài văn bản bằng cách chỉ số hoá (indexing) các từ đó.
• Khi có một yêu cầu (request) thì công cụ tìm kiếm sẽ dựa trên các chỉ số tương ứng và truy ngược về văn bản nguồn. Đồng thời máy có thể dùng thêm các thuật toán chuyên biệt để phân định số lần xuất hiện của một từ hay một cụm từ trong các văn bản để dùng cho phân loại, xếp hạng hay hỗ trợ các phép toán.
• Trường hợp công cụ truy tìm không thể tìm ra đáp án thì nó có thể trả lời bằng cách báo lỗi hay có những phương thức xử lý khác tuỳ theo nhu cầu của người thiết kế phần mềm.